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Boda

35 preguntas para tu wedding planner

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24-04-2017, 5:53:32 PM

Existen muchos motivos para contratar a un experto, pero antes de tomar una decisión considera los siguiente.

Mientras que hay novios que desean organizar su propio enlace (y no saben ni por dónde comenzar) otros prefieren contar con la ayuda de expertos para que el gran día sea tal cual lo soñaron. Si tu caso es el segundo, te damos a continuación las preguntas para tu wedding planner.

Las ventajas

1. Lo vale. Casi todas las brides to be piensan que un planner es demasiado caro, pero no hay que olvidar que ellos suelen conseguir precios preferenciales con los proveedores. Si lo ves fríamente… ¡es dinero bien invertido!

2. Tiene destreza. Un wedding planner está inmerso en la industria y sabe quiénes son los mejores. Pueden estar seguros de que será su mejor aliado.

3. Se encarga del trabajo sucio. Planear una boda es bastante agotador y, como futuros esposos, lo que menos quieren es negociar costos y lidiar con los empleados para que todo salga estupendamente. Al contar con esta figura podrán estar tranquilos, pues él hará eso y más por ustedes.

4. Les permite tener una vida personal. Saber que un profesional está al pendiente de los detalles los dejará disfrutar su boda y los acontecimientos que giran en torno a ella.

5. Es perfeccionista. ¡Significa que ustedes no tienen que serlo! Un wedding planner se caracteriza por tener un excelente control, nadie llevará mejor que él la logística de su evento.

Lo que tienes que tomar en cuenta

6. Disponibilidad. Es lo primero que deben preguntar. No querrán contratar a alguien que no pueda estar con ustedes en la boda y los sucesos previos: prueba de menú, de flores, etcétera. Algunos coordinadores envían a un representante, pero no es lo óptimo. Si aún no ponen fecha, consulten qué días tiene libres para que puedan ajustarse, si así lo desean.

7. Formación y experiencia. El tiempo que lleva trabajando no lo es todo, pero sí proporciona cierto parámetro. Además, un organizador profesional debe invertir en sus estudios y siempre estar actualizado. Pregúntenle sobre los cursos y diplomados que ha realizado.

8. Portafolio. Este contiene fotografías de sus mejores eventos. Si no se sienten impactados ni con ganas de que el suyo luzca así, entonces será mejor que empleen a alguien más.

9. Química. Su wedding planner se convertirá en su mejor amigo durante la planeación de la boda. Por lo tanto, lo ideal es que les agrade y que le tengan confianza. Si les parece poco empático será mejor que busquen a otro. Recuerda que le están encomendando uno de los días más importantes de sus vidas y, además, sus ahorros.

10. Método de trabajo. Cuestiónenlo acerca de cuál será su función durante la organización, qué días los citará o si los pendientes se resolverán por correo electrónico y llamadas telefónicas, si verán todo directamente con él o cuenta con un equipo que también estará al tanto.

11. Total atención. Lo más probable es que no solo coordine su casamiento, sino varios a la vez. No obstante, esto no tiene que afectar la calidad de su trabajo: ustedes deben sentirse especiales y contar con todo su interés y disposición. Si quieren tener una noción de qué tan organizado y puntual.

12. Área de acción. Es indispensable saber si labora únicamente en su ciudad o también fuera de ella. Si desean un enlace destino, seguramente necesitarán un wedding planner local o que tenga experiencia realizando celebraciones ahí.

De esa manera se aseguran de que tendrá contacto con proveedores de la región y conocerá datos clave como el clima, la comida, las tradiciones y costumbres, los atractivos turísticos, entre otros.

13. Variedad. ¡Su ceremonia debe ser un reflejo de lo que siempre soñaron! Muchos planeadores tienen un estilo muy marcado y querrán vendérselo. Recuerden que esa persona debe ayudarlos a darle vida a su visión y no forzarlos a vivir la suya.

14. Reputación. Si ya entrevistaron a un coordinador y parece cumplir con todas sus expectativas, pídanle referencias de clientes pasados.

¿Y su cartera de proveedores?

15. Sus favoritos. La mayoría de los organizadores suelen trabajar con los mismos distribuidores. ¿El motivo? Los años les han permitido sentirse en plena confianza con ellos y ambos saben cómo es el trabajo del otro.

Esta fórmula por lo general asegura el éxito de la celebración. Averigüen quiénes colaboran con él, esto les indicará su estilo y el tipo de eventos que realiza.

16. Servicio personalizado. Explíquenle las ideas que tengan en mente, él sabrá escoger al mejor equipo de profesionales para llevar a cabo el concepto que desean.

17. Nuevos aires. Asegúrense de saber si solo van a poder trabajar con sus proveedores o si pueden proponer algunos.

18. De inicio a fin. Parte de batallar con los distribuidores involucra coordinar que lleguen a tiempo para montar y que todo se recoja una vez que finaliza la boda. Incluso, en algunos casos, es necesario recolectar los cheques que se hayan dejado en garantía. Estos pendientes los resolverá el organizador mientras ustedes están en la luna de miel.

19. Cuentas claras. Es común que, al final del evento, no recuerden con exactitud cuánto dinero han dado y a qué proveedores. Por ello, el coordinador se encargará de llevar una agenda con los anticipos, los pagos realizados y los que quedan pendientes. También, si se debe liquidar el mismo día o dar propinas, él lo hará por ustedes.

Y… ¿a cuánto?

20. Presupuesto. Antes de contratar a un wedding planner, deben saber si sus servicios son asequibles. Pregunten si maneja una tarifa mínima y si hay costos adicionales que necesiten tomar en cuenta.

21. Tabulador. Infórmenle cuánto es lo que pueden desembolsar, así no tendrán gastos inesperados y su aliado se encargará de buscar los mejores precios, sin descuidar la calidad.

22. Formas de pago. Algunos prefieren recibir el 50% por adelantado, otros solo piden un cheque en garantía y hay quienes optan por obtener varios pagos pequeños previos a la boda. Lo importante es que lo hablen y lleguen a un acuerdo que bene cie a ambas partes.

23. Cobertura. Infórmense sobre qué comprende el costo total, a veces se incluyen los pagos a los proveedores, pero no siempre.

24. Todo firmado. Realicen un contrato para que ambas partes lo firmen. Aquí deben incluir algunos puntos vitales como: en qué periodo de tiempo el wedding planner trabajará con ustedes, las responsabilidades a su cargo, su modo de trabajar y la manera en la que sus servicios serán pagados.

Servicios extra

25. Boda civil. Si van a llevar a cabo esta celebración de manera independiente y requieren ayuda, asegúrense de hablarlo y preguntarle si su participación tiene un costo extra o si viene incluida dentro del total.

26. Detalles. Pregunten si les puede ofrecer el servicio de edecanes, llamadas de confirmación, entrega de invitaciones y agradecimientos. No olviden aclarar si hay cargo extra.

27. Alternativas. Existen diferentes formas en las que les puede ayudar un wedding planner, ya sea desde el minuto uno de la planeación, en los tres meses previos, o bien, un mes antes de la boda para coordinar el envío de las invitaciones, realizar confirmaciones y revisar los últimos detalles.

Finalmente existe la opción de contratarlo solo para el gran día, así ustedes se relajan, disfrutan y todo funciona a la perfección.

28. Momentos memorables. Investiguen qué tipo de detalles suele incluir el wedding planner en las celebraciones para hacerlas todavía más especiales. Su respuesta será un indicador de qué tan creativo es.

29. Después de la fiesta. Mientras ustedes descansan y se preparan para el viaje de sus vidas, el coordinador llevará tu vestido a la tintorería y regresará el traje del novio.

Porque puede pasar: incidencias y cancelaciones

30. Flexibilidad. Este empleo puede ser muy estresante, pero un buen organizador debe llevar una sonrisa en la cara y tener disposición para resolver adversidades. Es su boda y pueden cambiar de opinión cuantas veces quieran, ¡no lo olviden!

31. Plan B. Muchas veces las cosas no salen como se planearon y no por error del wedding planner o de los novios, simplemente sucede. Por eso es bueno contar con un profesional que sepa actuar ante este tipo de emergencias. Cuestiónalo sobre temas delicados para ver cómo manejaría la situación y qué soluciones propondría.

32. ¿Adiós, boda? Nadie piensa que su enlace se va a cancelar, pero si ese escenario ocurriera, ¿los ayudará a hablar con los proveedores y tratará de rescatar un poco del dinero invertido?, ¿cobrará el 100% de su tarifa? Es un tópico sensible pero es mejor preverlo.

Cada distribuidor tiene sus propias políticas, la mayoría no hace devolución en caso de suspender el evento, y otros reembolsan el 50% si se avisa con un mes o más de antelación. Es imprescindible recordarle al encargado del evento que lea con mucha atención las letras chicas de los contratos.

Más información

33. Boda religiosa. Los wedding planners conocen el orden que debe llevar el cortejo nupcial, y te recordarán portar las arras, el lazo, los anillos y otros elementos tradicionales.

34. Su círculo. Deberán hacerle saber los nombres completos y los teléfonos de los invitados, escribir los agradecimientos personalizados y realizar el acomodo de las mesas.

El wedding planner solucionará sus problemas, pero quien conoce a sus familiares y amigos son ustedes.

35. Quién manda. ¿Tú, el novio, la suegra? Es indispensable definir quién tomará las decisiones más relevantes junto con el organizador.

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